参加者のアイデアを引き出す会議進行を
2022年02月08日
報告だけの会議や、トップダウンの一方的な会議で、長々と貴重な時間を無駄に費やしていませんか？
「ムダ」と言ってしまうと、会議を行っている会社の方にお叱りを受けるかもしれませんが、実際に参加されている社員の方の中には「そうだ！そうだ！」と内心でうなずいている方もいらっしゃるのではないでしょうか？
もしかしたら主催している方もそう思っているかもしれません・・・。
会議で大事な3つのこと
- 全員が参画すること
- 自由に意見を発言できること
- 決定事項の検証ができること
単なる報告や意見の必要のない内容なら、社内チャットやグループウエアの掲示板で十分です。
Face to Faceで行う会議だからこそ、有意義で、かつ検証可能な環境でなくてはならないのです。
近年、長時間労働が問題視されています。
労働時間を削減することが至上の課題となっている昨今ですから、「ムダ」な会議を排除して時間を有効活用していく必要が、より高まっているといえます。
有意義で検証可能な会議を進行することをファシリテーションといいます。
ファシリテーションは、単に会議の進行を担うことではありません。
会議の場で、話の流れを整理したり、参加者の認識が一致していることを確認したりしながら、会議がスムーズに進むように支援するだけでなく、その会議が有意義なものであるように、そして成果が上がるように、サポートすることが「ファシリテーション」です。
そのためには、質問などによってできるだけたくさんの意見を引き出し、活発な発言が交わされる場を作ります。
具体的にどう進めていけばいいのでしょうか？
「今日の議題について、意見のある方、お願いします。」これはNGです。
真っ先に手を挙げて長々と話すのは、「一番声が大きい人」「一番偉い人」になりがちです。
この人たち数人が議論を始めてしまうと、他の参加者が発言しなくなってしまうのはありがちな光景です。
その結果、参加者が納得していないうちにこれらの「大きな声」が結論とされ、現場での実践や本当の解決策に結びつかないということを引き起こします。
そうした事態を防ぐためには、会議のスタートは「発言」ではなく、「考える」時間にします。
例えば、参加者全員に、テーマについて10個とか20個とか、意見を必ず出してもらう時間を取るのです。
そして、1枚の付箋につき1つの意見を書きます。
そんなにたくさんのアイデアがすぐに出揃うことは難しいでしょう。
すると、頭をひねり、いろいろな角度から考えなければなりません。
普段とは違う視点でのアイデアが浮かんだり、突拍子もないと思えるような思いつきが思わぬ解決策に繋がったりと、議論が活発になるでしょう。
次のステップで、出し合ったアイデアを全員で共有します。
この共有の作業で、普段は会議であまり発言できていない人でも、自分の意見を議論の場に出すことができます。
「声の大きい人」「偉い人」の意見と平等に検討されることになります。
そして、似た意見を集めて統合します。
もちろんこの作業も全員で行います。立ったり座ったりする動きが発生しますが、こうして体を動かすことは、主体的に参加するという意識に繋がります。
まとめた付箋を見てみると、「多くのメンバーが考えていること」や「少数派だけど、新しい視点」などが見えてきます。出た意見を参考にしながら、参加者全員で考えてまとめます。
会議は、どうしても結論を出さなければならないと決める必要はありません。
この会議を「どう終えるか」も、参加者が考えて決めます。
会議に参加しているメンバーがそれぞれ、主体性と納得感を持って臨むことで、決定事項の実行への意欲も変わります。
私たちは、ファシリテーターとして企業様の会議を有意義なものにするためのお手伝いをいたします。
今までお手伝いをさせていただいた企業様からは、
「たいへん有意義な会議でした」
「自由な意見が言えて満足した」
「会議で決めたことが、実行されてよかった」
といったお声をいただいています。
「停滞気味のマンネリ会議をなんとかしたい」、「参加者全員が主体性と納得感を持つ会議にしたい」とお考えの方は、私たちのファシリテーションをぜひご体感下さい。
